Adempimenti in materia di posta elettronica certificata

La normativa recente ha incentivato la diffusione della posta elettronica certificata (PEC) con l'obiettivo di aumentare la dematerializzazione dei documenti e di conseguenza diminuire i costi. In particolare l'utilizzo della posta elettronica certificata è un obbligo per la pubblica amministrazione e lo sta divendando anche per professionisti e società, mentre è una opportunità per i cittadini che hanno la facoltà di utilizzare la PEC, ma non hanno obblighi specifici.

I principali referenti normativi in materia di PEC ed in particolare dei relativio ooblighi sono.

Art. 16 e 16 bis del DL 185/2008 convertito con Legge 2/2009.

Art. 47 del Codice dell'Amministrazione Digitale 

DPCM 6 Maggio 2009

Obblighi per società (art. 16 comma 6 DL 185/2008 convertito con Legge 2/2009).

Le imprese in forma societaria già costituite devono comunicare entro 3 anni dall'entrata in vigore della legge (28/11/2011) il loro indirizzo di posta elettronica al registro delle imprese. Per le nuove società questo obbligo sussiste al momento dell'iscrizione. L'iscrizione è senza oneri e senza spese di bollo. La consultazione dei singoli indirizzi può avvenire liberamente, mentre l'estrazione di elenchi completi è riservata alla pubblica amministrazione.

Obblighi per i professionisti iscritti ad un albo (art. 16 comma 7 DL 185/2008 convertito con Legge 2/2009)

I professionisti devono comunicare al loro ordine entro un anno e quindi entro il 28/11/2009 il loro indirizzo di posta elettronica certificata.

Pubbliche amministrazioni (art. 16 comma 10)

Il comma 8 dell'articolo 16 rinforza un obbligo già previsto dal CAD (D. Lgs. 7 marzo 2005, N. 82) ovvero quello di istituire una casella di posta elettronica per ogni registro di protocollo. Le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni avvengono tramite PEC senza previa accettazione da parte del destinatario

Privati cittadini (art. 16bis comma comma 5,6,7 e DPCM 6 Maggio 2009)

In questo scenario i privati non hanno nessun obbligo, ma hanno la possibilità di utilizzare la PEC nel dialogo con la Pubblica Amministrazione. Il legislatore si è preoccupato di garantire gratuitamente ai cittadini che ne facciamo richiesta una casella di posta certificvata e garantire loro la possibilità di ricevere comunicazioni tramite posta elettronica certificata.

L'INPS è uno dei primi soggetti che dà la possibilità agli utenti registrati di ottenere una casella PEC gratuita da utilizzare unicamente nel dialogo con la pubblica amministrazione.